MANAJEMEN WAKTU

POKOK PEMBAHASAN :

1.      pengertian pengelolaan waktu

2.      tujuan penerapan pengelolaan waktu

3.     5 prinsip pengelolaan waktu

4.      teknik-teknik menentukan skala prioritas dari kegiatan kantor

5.      alasan mengapa pegawai atau staf kantor harus menentukan skala prioritas ketika suatu saat menghadapi pekerjaan kantor yang demikian banyak..

JAWABAN :

1.      Managemen Waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.

2.      Tujuan manajemen waktu sangat penting di jaman yang semakin modern ini karena mobilitas manusia juga semakin tinggi. Sebagian besar dari meereka mempunyai aktivitas yang padat dan rutinitas lain yang sangat banyak. Tujuan manajemen waktu adalah mengatur waktu sedemikian rupa dengan menyusun jadwal harian dan agenda agenda harian kita agar bisa teratur dan bisa terlaksana dengan baik dengan meletakkan prioritas tertentu dalam jadwal harian kita dan target apa yang akan kita capai hari itu, sehingga kita tau pekerjaan penting apa yang harus kita kerjakan terlebih dahulu hari ini, besok dan seterusnya. Untuk mencapai hasil yang baik  memerlukan disiplin  dan komitmen yang tinggi untuk melakukannya.

3.      Prinsip prinsip pengelolaan waktu :

-          Selalulah aktif bukan reaktif, Buatlah keputusan-keputusan aktif tentang bagaimana kita menghabiskan waktu kita daripada reaktif terhadap setiap tuntutan yang kita temui. Tentukan apa saja yang penting bagi kita, dan katakan "tidak" terhadap segala sesuatu yang bertentangan.

-          Tentukan sasaran, Dengan menentukan sasaran, kita tahu tujuan kita. Tanpa sasaran, kita akan kehilangan arah dan bereaksi terhadap kesempatan kesempatan  dan persoalan persoalan yang tidak pasti, dengan pandangan sempit atas akibat yang mungkin timbul dalam kehidupan pribadi dan profesional kita.

-          Tentukan prioritas dalam tindakan , Begitu kita telah menentukan sasaran, kita perlu menentukan prioritas tindakan guna mencapai sasaran sasaran itu. Kunci dalam menentukan prioritas adalah dengan mengidentifikasikan apa yang penting dari aktivitas kita secara tepat dan menentukannya sebagai prioritas.

-          Pertahankan fokus kita, Maksimalkan produktivitas kita dengan berkonsentrasi pada satu proyek yang utama satu per satu. Setelah menentukan sasaran dan prioritas tindakan, pantaulah perkembangannya hingga proyek itu selesai. Apa pun yang kita lakukan, lakukanlah dengan seluruh kemampuan kita.

-          Ciptakan tenggat waktu yang realistis, Tenggat waktu yang realistis dapat membantu Anda tetap fokus pada sasaran jangka panjang dan terutapa pada prioritas jangka pendek.

4.   Kita dituntut untuk bisa mencapai hasil kerja yang maksimal. Sayangnya hasil kerja yang maksimal tidak mungkin diperoleh begitu saja hanya dengan fokus melakukan setiap pekerjaan. Apalagi jika ada sekian banyak pekerjaan datang dalam waktu yang bersamaan. Kita semua memiliki kesibukan yang padat. Disinilah pentingnya membuat skala prioritas. Kita bisa memilih dan memilah pekerjaan mana yang menduduki prioritas paling tinggi dan butuh diselesaikan lebih dulu. Ketika membuat skala prioritas, kita harus mengurutkannya dulu dari yang paling penting dan mendesak, hingga yang tidak mendesak sama sekali. Teknik memprioritaskan pekerjaan yang bersifat penting dan mendesak dilakukan terlebih dahulu karena hal hal tersebut bersifat segera dan biasanya hal hal yang penting dan mendesak tidak bisa ditunda tunda atau di pending. Berikut adalah 4 kategori skala prioritas, yaitu :

a.       Mendesak dan penting, Tipe pekerjaan dengan skala prioritas Penting & Mendesak ini harus diprioritaskan untuk diselesaikan lebih dahulu. Tugas tersebut bisa kita seleksi dari kapan tugas tersebut masuk ke daftar kerja kita hingga kapan tugas itu harus selesai. Jika jarak antara tanggal masuk dan tanggal selesai sangat dekat, bisa dipastikan kalau tugas itu memang sangat Penting & Mendesak. Makanya kita harus mendahulukannya. Jangan pernah menunda pekerjaan yang masuk dalam kategori ini.

b.      Penting, Tipe pekerjaan dengan prioritas seperti ini, sebaiknya disikapi dengan menjadwalkan pekerjaan kita kembali. Karena ada baiknya kita menggunakan waktu produktif kita untuk mengerjakan setiap pekerjaan yang bernilai Penting sebelum pekerjaan ini naik kelas skala prioritasnya menjadi Penting dan Mendesak. Kerjakan dengan penuh semangat dan gairah untuk menghindari revisi.

c.       Mendesak, Yang ketiga yaitu tipe pekerjaan Mendesak. Pekerjaan ini terkadang datang dari orang di luar anda. Misalnya ketika mereka minta bantuan anda. Hal ini bisa saja mengganggu waktu produktif anda untuk mengerjakan pekerjaan yang skalanya Penting. Makanya, ketika anda sedang berjibaku pada pekerjaan Penting anda, sah-sah saja jika anda menolaknya. Apalagi jika pekerjaan Mendesak ini membuat anda kewalahan menyelesaikan tugas anda. Atau anda bisa mengatakan pada mereka untuk menunggu hingga apa yang anda kerjakan sekarang selesai.

d.      Tidak mendesak dan tidak penting, Pekerjaan dengan tipe prioritas seperti ini sebaiknya anda hindari. Bukan berarti tidak dikerjakan. Tetapi anda bisa mengesampingkannya sampai semua pekerjaan dengan skala prioritas lebih tinggi tuntas. Apalagi jika pekerjaan ini diciptakan oleh orang lain. Misalnya anda diajak bermain layang-layang. Jangan ragu untuk berkata tidak, dengan alasan yang bisa membuat mereka memahaminya.

5.   Pegawai atau staf kantor harus menentukan skala prioritas ketika suatu saat menghadapi pekerjaan kantor yang demikian banyak karena begitu pentingnya memiliki skala prioritas pekerjaan. Karena jarum jam tidak bergerak ke kiri. Waktu tidak dapat kita mundurkan. Sementara kita perlu jadi lebih produktif untuk menghasilkan pekerjaan terbaik. Jika skala prioritas tidak ditentukan maka kita tidak tahu mana yang termasuk pekerjaan yang bersifat mendesak dan penting, yang penting, yang mendesak dan yang tidak pendesak & tidak penting.