PROSEDUR OPERASI STANDAR

POKOK PEMBAHASAN  :

1.      pengertian prosedur operasi standar

2.      jenis jenis prosedur operasi standar

3.      beberapa manfaat atau fungsi prosedur operasi standar dalam administrasi perkantoran

4.      prinsip prinsip penyusunan prosedur operasi standar

5.      teknik penyusunan prosedur operasi standar

JAWABAN :

1.      Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure, SOP) atau kadang disingkat POS, adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Prosedur Operasi Standar pada dasarnya merupakan pedoman yang berisi prosedur operasional standar kegiatan yang dijalankan dalam organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas proses yang dilakukan pegawai Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia berjalan efektif dan efisien, konsisten, standar, dan sistematis.

2.      POS  dibedakan dalam 2 (dua) jenis, yaitu:

a.       POS Teknis

Prosedur Operasi Standar teknis yaitu POS yang rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan teliti sehingga tidak ada kemungkinan kemungkinan lain. Prosedur Operasi Standar teknis dapat digunakan antara lain pada pembinaan narapidana, pembimbingan klien pemasyarakatan, perawatan tahanan, pelayanan keimigrasian, pelayanan jasa hukum. Dalam administrasi pemerintahan Prosedur Operasi Standar teknis dapat digunakan antara lain pada bidang pemeliharaan sarana dan prasarana, kearsipan, pemeriksaan keuangan, korespondensi, pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian.

b.      POS Administratif

Prosedur Operasi Standar administratif yaitu POS yang diperuntukkan bagi jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, Prosedur Operasi Standar administrative dapat digunakan untuk proses perencanaan, penganggaran atau secara garis besar proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Sedangkan dalam lingkup mikro, Prosedur Operasi Standar administratif disusun untuk proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari level unit organisasi paling kecil sampai pada organisasi menyeluruh dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

3.      Manfaat atau fungsi prosedur operasi standar dalam administrasi perkantoran :

Manfaat POS dalam kegiatan admintrasi secara umum:

1.      Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.

2.      Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.

3.      Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.

4.      Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

5.      Meningkatkan Akuntabilitas pelaksanaan tugas

6.      Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

7.      Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

Terkait dengan pelaksanaan administrasi perkantoran, Prosedur Operasi Standar memiliki karakter yang bermanfaat untuk mendukung peningkatan kinerja administrasi perkantoran, antara lain:

a.       Prosedur Operasi Standar  dapat diartikan sebagai “suatu petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku".

b.      Prosedur Operasi Standar  berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang diharapkan dan diperlukan oleh pekerja/petugas dalam melakukan/menyelenggarakan pekerjaan administrasi perkantoran

c.       Dengan mengetahui keseluruhan Prosedur Operasi Standar yang ada di dalam suatu organisasi secara umum atau keseluruhan maka akan dapat tergambarkan mekanisme kerja dan hal-hal yang dilakukan oleh suatu organisasi atau tergambarkan proses administrasi perkantoran pada suatu organisasi

d.      Prosedur Operasi Standar tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan (technical skills), tetapi POS bermanfaat untuk menggambarkan peraturan organisasi untuk melakukan pekerjaan (procedural guidance).

e.       Prosedur Operasi Standar juga menjadi pelindung‖ bagi pekerja/petugas dari tuntutan hukum apabila terjadi suatu permasalahan terhadap proses maupun hasil pekerjaan (administrasi perkantoran) mereka.

4.      Prinsip Prinsip Penyusunan Prosedur Operasi Standar

a.       Kemudahan dan Kejelasan

Prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua Pegawai bahkan oleh seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya. POS harus dibuat secara jelas dan sederhana sehingga mudah dipahami dan diterapkan

b.      Efisiensi dan Efektifitas

Prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.

c.       Keselarasan

Prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur standar lain yang terkait.

d.      Keterukuran

Output dari prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian dan keberhasilannya.

e.       Dinamis

Prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

f.       Berorientasi pada Pengguna

Prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhanpengguna sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna.

g.      Kepatuhan Hukum

Prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan danperaturan perundang-undangan.

h.      Kepastian Hukum

Prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi Pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

5.      POS tidak dapat dirumuskan dengan segelintir orang apalagi yang tidak memahami sistem kerja perusahaan. Setidaknya diperlukan tim khusus yang berkompeten agar POS yang dibuat sesuai dengan keadaan sebenar perusahaan. Adapun berikut ini beberapa cara yang bisa dijadikan acuan:

a.       Pembentukan tim khusus POS

Tim terdiri dari tenaga kompeten dari setiap bagian/ divisi perusahaan misalnya manajer pemasaran, manajer support, dll. Jika diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu untuk mendapat informasi/ masukan yang tepat.

b.      Pembagian tugas tim

Tenaga yang telah dibentuk diharuskan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing untuk memetakan deskripsi kerjanya.

c.       Penentuan sasaran penerapan POS

Sasaran POS yaitu divisi-divisi di perusahaan yang memang patut atau perlu menggunakan POS

d.      Penentuan waktu dan tempat penerapan POS

Perkirakan waktu pelaksanaannya setelah verifikasi/ persetujuan atas POS yang dibuat termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi masing-masing.

e.       Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional setiap divisi

Setelah tim memetakan alur kerja setiap divisi yang dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk perinci beserta penjelasannya.

f.       Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung

Alur kerja berupa bagan alur (flow chart) beserta penjelasannya. Instruksi kerja adalah penjelasan perinci dari alur kerja. Formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti otentik kegiatan operasional.

g.      Tukar pendapat/ masukan antarsesama tim

Saling memberi masukan atau tambahan antarsesama tim.

h.      Libatkan pelaku pelaksana POS

Tindakan ini diperlukan agar pelaksana POS dapat memberikan masukan atas temuan yang kurang.

i.        Evaluasi dan perbaikan jika ada Rekonstruksi atau uji coba

Lakukan pengujian POS setiap divisi untuk mengetahui keefektifannya.

j.        Verifikasi dari pihak Quality Management Representative

Setelah uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan, manajer QMR perusahaan berhak memverifikasi dan memberi persetujuan.

k.      Umumkan/ sosialisasikan kepada setiap pelaksana POS

Sosialisasi POS dapat dilakukan dengan adanya rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa ketika implementasi memang sudah siap.

l.        Pemantauan dan analisis

Dalam beberapa bulan ke depan hingga setahun, pemantauan berkala harus selalu dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, kriteria yang salah, tidak efektif, dll.